【社群禮儀】第一句話就搞砸，是來邀約？還是毀交情？商業邀約書信如何寫？掌握八大重點大加分

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【社群禮儀】第一句話就搞砸，是來邀約？還是毀交情？商業邀約書信如何寫？掌握八大重點大加分


最近接到一份合作邀約，光是看E-mail內容就令人如沐春風！

首先，她使用E-mail跟我聯絡，這是商業聯絡最佳的途徑，敘述有條理，讓人方便閱讀，事後我也容易追蹤。


商業邀約書信八大重點：主旨明確、自我介紹、邀約目的、商品介紹、合作方式、酬勞報價、讚美感謝、聯絡資料

接下來，主旨明確、自我介紹、邀約目的、商品介紹、合作方式、酬勞報價，以及表達對我的瞭解（因為我的文章有寫到什麼內容，讓她覺得我適合與其合作），文中遣詞用字得宜又優雅，但又不會讓人感覺生硬有距離，最後附上所屬公司、職務、聯絡資料。

學校教的商業書信規格：主旨、稱謂、內文、結尾敬語、署名等，都有做足，這就是一封令人賞心悅目的書信。

當然現在社群軟體聯絡方便，要用messenger、Line等通訊軟體提出邀約也不是不可，但不能因此而精簡內容，仍應該完整表達合作計劃。建議是先用E-mail提案，等確定要合作了，聯絡再改用通訊軟體。


第一句話建立好感

不論是商業書信，或是一般的私訊提問，禮儀是一定要具備的，現在社群無國界，拉近彼此距離，方便了，卻讓人變成隨便。

我在媒體平台有文章發表，因此成為公眾人物，讀者看我的文章久了，感覺對我超熟悉，把我當成熟悉的朋友，但可能忘記了「我並不認識你呀！」。

我經常接到沒頭沒尾的問話，讓人很難回答，有些問題一定要全面瞭解再回答，才不會顯得我很輕率或缺乏誠意，我認為這是做人應有的態度。

常常讀者來訊問題只有一行，而我的回答卻是好大一段落，文字量的比例差別極大，自己看了都覺得好笑，我也太誠意十足了吧！但對方收到後可能只回「謝謝」二字，甚至還有人還不回謝，我像是做功德、回心酸的。

還有人會把私訊當成答錄機，不分時段的傳訊息，或是一句一句話的打，都沒有想到對方的訊息會一直跳出來干擾到對方。

如果要表達的內容較冗長，我的做法是自己先打好草稿，看過後無誤再貼上傳給對方，有組織思考過的文字，才能言之有物，也不容易會出錯，否則就像在閒哈啦很沒效率，浪費彼此的時間。


實際案例：連錯三次仍不自知

有位前同事邀約我三次演講，也被我拒絕三次，雖然他講話很客氣、有禮貌，但是他還是讓我覺得不受尊重，至今他仍不明白問題出在哪裡，今天我就來說分明。

因為是舊識，他們總是習慣私訊寫「妳幾月幾日有沒有空，想邀請妳來演講！」、「我推薦妳給某人，想請妳來演講！」、「邀請妳來演講，幾月幾日先把時間空下來！」，一句話寫完就沒下文了，其它資料就是要我自己發問「對象是誰？」、「有特別主題嗎？」、「哪個場合/場地？」，好的，這些一句一句問完了，也該談到講師酬勞了吧？結果對方遲遲不主動提出，我只好說了我的收費方式，然後對方才說「我們沒有這麼多預算耶！」、「我沒辦法做主，我們剛才談的只是洽詢，我還要回去報告主管哦！」

以上，他到底犯了哪些邀約禁忌呢？

1.邀約時不把全部計劃說清楚，像是同事間的交辦工作，而不是在邀請講師，若他是邀請重量級教授絕對不敢如此不得體。

2.三次都不談酬勞，只急著敲時間，難道不知「世上沒有排不出的時間，只有不合宜的價碼」，這道理應該淺顯易懂呀！難道要我做功德嗎？

3.沒有辦法做主或沒有過多預算，這一定要事先講，不要等所有事情敲定後才說，感覺就是打鴨子上架，靠交情佔人便宜，超級不舒服。

4.想要套舊同事交情，但實際上並沒有交情呀！言語之中刻意表示在「關照」我，實際上卻在殺價砍酬勞。若我沒有名氣、沒故事，又如何會想來邀請我演講呢？想佔便宜的意圖很明顯，若真的想要達到「互相宣傳、拉抬聲量」的效果，是可以明說的，不要假惺惺。

5.說話沒有放下身份，還是用主管角色跟我說話，把我當成所屬的低階職員，實際上他從來不是我的主管，更何況我已經離開職場，就不該有上下之分。

6.沒有與時俱進，舊業務出身總是習慣用電話/言語來洽談，但初次商業邀約還是必須用書信來傳達計劃內容，才能完整陳述，讓雙方不會有資訊落差，而產生誤解。


這位主管連續三次都犯同樣的錯，除了讓我讚嘆之外，我自身也有檢討是不是太龜毛、要求太高了呢？


換位思考：讚美與認同對方

最近看到夏韻芬小姐粉絲專頁提到，她接到一個演講邀約，邀約者很擺譜的行逕令她光火，在Podcast節目中跟兒子討論了商業書信，是否跟年輕人有代溝？聽了節目增長見聞，像江湖地位如此崇高的夏韻芬小姐，也會碰到五花八門、千奇百怪的訊息，著實令我安慰了一些。

正常的邀約必須像上面正確的案例一樣，書信中一次把活動計劃說清楚，演講活動最基本的資訊：時間、地點、對象、主題、酬勞，一定要明列出來，因為收信人必須全盤思考才能答覆，你一句一句的講，我要如何思考呢？如何馬上做決定？當然，如果酬勞是一百萬元，我可以立刻秒回「好」！

我要考量的事情很多，所以不方便馬上回覆，節目中夏小姐也說自己會想很久再回覆，本來就是這樣呀！畢竟是商業活動邀約，我們總是怕欠缺周全而失禮了呀！

以我接觸的對象來說，會寫商業書信來的年輕人多半是有禮貌的，他們入行時總是有前輩帶領或教導，不會太離譜。而沒禮貌的大多是舊識、主管級人物，一是他們書信能力很差，平常都是秘書/助理的工作，自己很少做顯得生疏，二是總是用原來的身份來看待彼此，所以洽談內容總是擺脫不了「我還是你的下屬/同事」的感覺。

職場作者黃大米粉絲專頁日前寫到一篇文章，我也感同身受，她說「當你對外介紹這位昔日屬下的時候，不能說他是我的屬下，而是應該給屬下面子說：『這是我朋友』，沒有任何人想要永遠屈居於人下，離開辦公室後，彼此就是朋友」。

我對於主管級人物來我版上或私訊時寫「加油」非常感冒，我明明過得比他好，為何我要加油呢！？那位主管還曾經在端午節時傳端午節快樂祝賀時，加了一句「加油！」，我又沒去比賽划龍舟為何要加油？有人安慰我說，那只是習慣用語，對的，就是這個習慣用語令人討厭，那是一個上對下的用語，你對下屬說加油，下屬會感恩你的激勵，但不能在任何場合都對人說加油，好像一輩子都被人當成「下屬」，這樣的態度充滿著傲慢，永遠把我當成20年前的小助理看待，高高在上的鄙視著別人，讓人討厭敬而遠之。

好的，像我這沒有江湖地位的人，來談商業邀約的禮儀，會不會丟掉很多邀約機會呢！？

好在粉圓妹向來很帶種，自己存了很多底氣，勇敢離開職場，就是不為生活費而工作、不為看人臉色而工作，所以不用像哈巴狗一般跟人鞠躬哈腰、巧言令色。

我的體悟是：「想要自抬身價之前，要先抬高對方身價」，如果邀約人一句讚美都沒有，相信被邀約者也不會有太大興趣接受邀約，畢竟演講不是只花上台1~2小時，事前準備也需要花費許多時間，更何況，能站上演講台不是賣時間而已，而是賣故事，經驗是無價的，怎麼說都不應該是廉價的。

要不要接商業合作，我的目的從來不在於酬勞，我注重的是它可以讓我瞭解商業運作，在合作案中自己也會有所學習與成長，畢竟網路行銷是未來趨勢，在門外看永遠也看不到細節，唯有親身參與才能瞭解眉角、累積經驗。

雖說酬勞不是第一重點，但酬勞是被認同、被尊重的第一指標，誰都不可能為誰做白工，但若真有高尚情操的公益提案，當然也是會情義相挺囉！



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【粉圓妹簡介】

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